Een Fairtrade certificaat krijgen

Als je een producent, handelaar, importeur, exporteur of een fabrikant bent, en je wilt Fairtrade-gecertificeerde grondstoffen of producten verhandelen, heb je een certificering volgens onze standaarden nodig. Independent certifiers audit producers, traders and companies to check compliance with our economic, social and environmental standards, including that producers receive the Fairtrade Minimum Price and Premium.

Onafhankelijke certificeerders controleren producenten, handelaars en bedrijven op naleving van onze economische, maatschappelijke en ecologische normen, en ook of producenten de Fairtrade minimumprijs en premie krijgen.

Neem contact op met je (regionale) Fairtrade organisatie voor advies over hoe je je bedrijf kunt voorbereiden voordat je het auditproces voor de certificering doorloopt. Je krijgt alleen toestemming om producten met een Fairtrade-certificaat te verhandelen na een positieve audit. 

Voor de certificering zal de onafhankelijke auditor, FLOCERT, je toeleveringsketen controleren op naleving van de maatschappelijke, economische en ecologische vereisten die zijn vastgelegd in de Fairtrade standaarden. Als je hiervoor bent geslaagd, word je officieel gecertificeerd en krijg je toestemming om Fairtrade producten te verhandelen.

Als je een merk bent en je wilt eindproducten verkopen met het FAIRTRADE keurmerk, moet je een aanvraag indienen om licentiehouder te worden.

Standaard auditprocedures 

De goed opgeleide controleurs van FLOCERT controleren de gecertificeerde partners regelmatig. De volgende beginselen garanderen de kwaliteit en de standaardprocedure van deze controles:

• Kennis van de lokale situatie

Controleurs wonen meestal in het land of de regio van de gecertificeerde partner. Ze kennen de regionale omstandigheden, wettelijke kaders en culturele omstandigheden door en door en spreken meestal de lokale talen. Zo kunnen ze de situatie ter plaatse adequaat beoordelen.

• Regelmatige opleiding van controleurs

Alle controleurs moeten regelmatig deelnemen aan trainingen over gesprekstechnieken, de Fairtrade standaarden en over de naleving ervan.

• Variabele duur en kosten van controles

De voor de audits benodigde tijd en de daarmee gepaarde kosten variëren naar gelang van de omvang van de coöperatie of plantage, de structuur van de organisatie en het aantal te certificeren producten en grondstoffen. Over het algemeen duurt een volledige audit van een producentenorganisatie meerdere dagen.

• Corrigerende maatregelen in geval van afwijkingen van de normen
  

Na de inspectie ter plaatse stuurt de auditor het verslag naar FLOCERT. Bij FLOCERT evalueert de bevoegde analist dit verslag, onderzoekt eventuele afwijkingen van de Fairtrade standaarden en eist corrigerende maatregelen van de gecontroleerde partij. Als er geen ernstige afwijkingen zijn gevonden, krijgt de gecontroleerde partij een voorlopige handelsvergunning.  Pas als alle afwijkingen gecorrigeerd zijn, kan Flocert de certificering goedkeuren en een FAIRTRADE certificaat afgeven.

• Regelmatige controles
  

Na de eerste certificering wordt het bedrijf nog minstens twee keer gecontroleerd binnen een certificeringscyclus.  Naast deze periodieke controles voert FLOCERT ook onaangekondigde controles uit.

• Klachtenprocedures
  

FLOCERT biedt werknemers, vakbonden, ngo’s, particulieren en gecertificeerde bedrijven de mogelijkheid om rechtstreeks opmerkingen en klachten in te dienen over vermeende schendingen van de Fairtrade standaarden en garandeert de anonimiteit van de indiener van de klacht. FLOCERT zorgt ervoor dat alle ingediende klachten worden verwerkt en beoordeeld en dat er een passend antwoord wordt gegeven. Afhankelijk van het geval kan dit variëren van een onaangekondigde audit tot een onderzoek bij het beschuldigde bedrijf of overweging bij de volgende audit. FLOCERT beschermt de anonimiteit van klokkenluiders die een klacht indienen.

Aan het einde van de procedure wordt de indiener van de klacht geïnformeerd of de klacht gegrond is verklaard. Meer informatie over het maken van aantijgingen en het indienen van verzoeken of klachten is te vinden op de website van FLOCERT.

Contextspecifieke auditprogramma's

Audits van producenten

Alle producentenorganisaties - zowel kleinschalige producentengroepen, plantages als productie-eenheden die werken op contractbasis - moeten een eerste audit ter plaatse doorlopen voordat ze producten met het Fairtrade keurmerk mogen verkopen.

De grootte van Fairtrade producentenorganisaties varieert sterk, van kleine coöperaties met een paar aangesloten boer·inn·en, tot grote plantages met honderden werknemers en grote coöperaties met duizenden aangesloten landbouwers. De tijd die de controleur ter plekke doorbrengt hangt af van de grootte van de producentenorganisatie (het aantal aangesloten boeren of werknemers), de complexiteit, het aantal gecertificeerde producten dat het als Fairtrade wil verkopen en andere factoren.

Na de fysieke audit wordt er een auditrapport naar FLOCERT gestuurd voor evaluatie en goedkeuring of om eventuele afwijkingen op te volgen die tijdens de audit werden geconstateerd. Pas als alle afwijkingen gecorrigeerd zijn, kan FLOCERT een Fairtrade certificaat afgeven.

Nadat een producentenorganisatie succesvol is gecertificeerd, begint een certificeringscyclus van drie jaar. Tijdens deze periode worden normaal gesproken maximaal twee bevestigingsaudits gehouden, afhankelijk van de beoordeling van FLOCERT van de individuele situatie van de organisatie. Voor deze beoordeling worden routinegegevens gecontroleerd, waaronder ontvangen en betaalde bedragen (inclusief de Fairtrade premie) en de opzet van de individuele organisatie.

Naast de reguliere audits voert FLOCERT op willekeurige momenten onaangekondigde audits uit als er aanwijzingen zijn voor extra risico's, zoals bepaalde aantijgingen, uitbreiding van het certificeringsbereik van de organisatie of product- of landspecifieke risico’s.

In het derde jaar wordt een verlengingsaudit uitgevoerd. Als de verlengingsaudit succesvol wordt afgerond, geeft FLOCERT een nieuw certificaat af en begint de volgende certificeringscyclus van drie jaar. 

Audits van traders

FLOCERT en verschillende nationale Fairtrade organisaties certificeren eveneens handelaars en bedrijven volgens de Fairtrade Trader Standard. Handelaars en bedrijven die Fairtrade producten willen verkopen, krijgen vaak eerst een tijdelijke handelsvergunning na een administratieve beoordeling en vóór hun eerste audit. Die vergunning is negen maanden geldig, tot de eerste normale audit heeft plaatsgehad. Zo kunnen handelaars een geschiedenis opbouwen in het Fairtrade systeem, waar ze later op worden beoordeeld tijdens een audit. Ook kunnen producenten op deze manier al profiteren van nieuwe aankopers die hun producten willen kopen.

Bij de eerste audit controleert de auditor ter plaatse of alle Fairtrade transacties zijn uitgevoerd volgens de betreffende Fairtrade standaarden.  Voor de volgende vijf jaar krijgen handelaars een auditprogramma op maat toegewezen dat tot vier bevestigingsaudits omvat. Dit is meestal een combinatie van audits ter plaatse, digitale audits en audits op afstand. De eerste verlengingsaudit wordt uitgevoerd in het vijfde jaar van de certificeringscyclus. Als deze succesvol wordt afgerond, geeft FLOCERT een nieuw certificaat af en begint de volgende vijfjarige cyclus.

FLOCERT’s certificeringsdienst

Neem voor meer informatie over Fairtrade certificering contact op met de onafhankelijke certificeringsorganisatie FLOCERT, een erkende instantie met thuisbasis in Duitsland en ISO-17065-accreditatie. FLOCERT biedt hulpmiddelen en ondersteuning om jouw bedrijf te helpen bij het certificeringsproces.